Cuando nos encontramos en la fase de creación de una organización sin fines de lucro o fundación, muchas veces nos da pereza planificar, pensar y desarrollar la misión, visión, objetivos estratégicos y organigrama de la incipiente creación.
La importancia de dedicarle tiempo, esfuerzo y cabeza a este proceso es crucial e indispensable para lograr tener la información clara y de fácil comprensión para todos los interesados en la nueva organización.
Contar con una misión clara, una visión real y objetivos estratégicos y realizables es clave para que la organización perdure en el tiempo y logre tener impacto en el campo que trabaja. Tener estos tres conceptos claramente definidos nos permitirá planificar las actividades de la fundación y decidir qué acciones tomaremos. Poseer un organigrama serio y real permitirá definir funciones y obligaciones de los miembros.
A continuación, pueden encontrar las definiciones y ejemplos de cada uno de los siguientes conceptos: misión, visión, objetivos, y organigrama. Todos los ejemplos dados llevan el Día de las Buenas Acciones como sujeto.
Misión: es el motivo, el propósito, la razón de ser por la cual la organización o fundación es constituida. Es una declaración del alma y del fin, es un manifiesto que distingue a la organización, que la hace única y especial y que transmite los valores que guían el accionar de la misma. La misión debe de responder al para qué y al por qué de la organización.
Por ejemplo, la misión del Día de las Buenas Acciones a nivel global es: “Contagiar a muchas personas a Hacer el Bien y marcar la diferencia durante todo el año, para festejar la solidaridad y voluntariado alrededor del mundo a través de proyectos de buenas acciones en beneficio de otros y/o del medio ambiente”.
Visión: son el conjunto de ideas generales, muchas de ellas abstractas, que busca ver más allá en tiempo y espacio para saber cuál es el resultado que pretendemos alcanzar en el futuro lejano. Es imprescindible contar con una visión para poder alcanzar la misión planteada, la visión es el fundamento de la misión. De la visión, se desprenden los valores que guiarán a la organización y por lo tanto lo conducta de los colaboradores para llegar a la meta planteada. La visión debe ser breve, concreta, inspiradora y fácil de recordar.
El Día de las Buenas Acciones tiene como visión “Ser una iniciativa anual y continúa que invite a los cuatro grandes sectores de la sociedad (social, educativo, público y privado) a enmarcar proyectos con el fin de promover el voluntariado, contagiar actitud positiva y lograr que más personas hagan buenas acciones”.
Objetivos estratégicos: son los resultados que la organización o fundación busca alcanzar para cumplir su misión y su visión. Deben ser alcanzables, concretos, medibles y realistas, así como también programables en el tiempo.
En el caso del Día de las Buenas Acciones, lo ideal es plantearse los objetivos estratégicos año a año y a modo local. Dado que pueden plantearse muchos objetivos estratégicos, es importante priorizar y tener claro cuáles son más importantes de alcanzar.
Por ejemplo, el Día de las Buenas Acciones en Costa Rica tiene el siguiente objetivo para cumplir desde marzo 2020 hasta abril 2021 “Contar al menos con 250 proyectos enmarcados en el Día de las Buenas Acciones; Tener al menos 35,000 voluntarios participando de proyectos; Realizar al menos un gran evento en una de las grandes ciudades del país; Lograr al menos cuatro pases en vivo del gran evento y cinco entrevistas en medios radial; Hacer alianza con el Despacho de la Primera Dama para así tener su apoyo logístico y lograr más visibilidad y cobertura mediática”.
Organigrama: es un plano que representa gráficamente la estructura interna de la organización. Debe reflejar de forma esquemática las áreas o unidades que integran la organización, los niveles jerárquicos y la relación entre ellos. Los objetivos de un organigrama son mostrar los niveles jerárquicos de la organización, las principales áreas que la componen, las líneas de comunicación, relación de autoridad con los colaboradores y vías de supervisión.
El organigrama del Día de las Buenas Acciones suele ser el siguiente:
Para crear un organigrama se utilizan gráficos rectangulares y líneas que los conectan, comenzando por los rangos jerárquicos más altos de la organización. De allí que, el rectángulo más alto corresponde al nivel más alto en jerarquía, por ejemplo, el Coordinador Nacional de la organización. Este es un rectángulo más grande que el resto para representar la mayor jerarquía. De la base inferior del rectángulo sale una línea central, que es la línea jerárquica central, la cual debe ser más gruesa que las demás.
En el nivel inmediato inferior al rectángulo inicial deben estar, en el caso del Día de las Buenas Acciones, los comités de las cinco grandes áreas a saber: comunicación, grandes eventos, alianzas y patrocinios, proyectos enmarcados y reporte y evidencia. A su vez, cada una de esas cinco áreas idealmente cuentan con un comité donde hay un subcoordinador que es el encargado de reportar al coordinador nacional sobre las actividades, problemas, avances, etc. de su comité.
En el caso del comité de comunicación y de proyectos enmarcados, se dividen en varios subcomités y el coordinador de cada uno de ellos debe reportar y estar en comunicación permanente con el subcoordinador.
Cabe destacar y aclarar que éste es un organigrama de ejemplo y que cada país, dependiendo de su accionar y objetivos planteados, debe adecuar el organigrama de la organización a su realidad.
Para terminar, recordemos la importancia de tomarse el tiempo para realizar este ejercicio y definir la misión, visión, objetivos estratégicos y organigrama de su organización, y especialmente del Día de las Buenas Acciones en cada país. Esto les permitirá luego desarrollar un plan anual de actividades y de trabajo que les ayudará a cumplir los objetivos que se planteen.
Recomendamos ampliamente realizar todo este proceso de planificación en equipo, ya que se nutrirán y enriquecerán con la discusiones y análisis que se den durante todo su desarrollo.
¡Cualquier consulta, no dudes en preguntarnos!
Este texto fue escrito por Sara Gateño, coordinadora del Día de las Buenas Acciones en Latinoamérica.
